時間の使い方が上手くなる10の方法｜有効活用して仕事で成果を上げる

時間の使い方を見直して、仕事やプライベートを有意義なものにしたいですよね。

しかし時間を有効活用できず、日常に振り回されている人も多いのではないでしょうか？

気付いたら時間がない

ついダラダラしてしまう

時間の使い方が上手くなるには？

と悩みを抱えているかと思います。

私も昔はダラダラする癖があり、仕事が上手く行かない時期がありました。しかし現在は、時間を有効活用し、最小限の労力で業務を終わらせています。

そこで今回は、時間を有効活用できない人の特徴や、賢い人の時間の使い方を紹介します。

仕事で成果を上げたい人はぜひ参考にしてみてくださいね。

時間の使い方が下手な人の特徴

時間を有効活用するには、時間の使い方が下手な人を知るのも方法のひとつです。

そこで、時間の使い方が下手な人の特徴を紹介します。

優柔不断で決断力がない

優柔不断で決断力のない人は、時間を浪費しがちです。
こういった人は、答えを出せず時間だけが過ぎていきます。

しらべぇ編集部が、全国10〜60代の男女1,798名を対象した「自分の性格について」の調査では、自分のことが優柔不断だと思っている人は53.8%という結果に。

また優柔不断にもタイプがあり、

など、さまざまな要因が考えられます。

筆者の私も優柔不断で、飲食店に行くとメニューが決められず、友達と同じものを頼む癖があります。

優柔不断な人は、時間をロスするだけでなく、自己肯定感の低下にもつながります。

自分の能力を把握できていない

時間の使い方が下手な人は、自分の能力を把握できていません。

自分の能力を理解していないと、仕事がどれくらいで終わるのか、どの程度まで進められるのかが分かりません。

心理学者のターシャ・ユーリック氏の研究によると、正しく自己認識ができている人は10～15％しかいないという結果が出ています。

多くの人が自己理解できておらず、能力と目標が剥離し、時間を上手く使えないのです。

スキマ時間を無駄にしている

日本人の多くがスキマ時間を無駄にしています。

スキマ時間とは、電車の待ち時間や人を待っている時など、予定と予定の間に生じたちょっとした時間を指します。

そして、人が無駄に過ごしているスキマ時間は、1日平均1時間9分もあると言われています。

またパナソニックが、20代～50代の男女640名を対象にした「スキマ時間」の調査では、スキマ時間を無駄にすることが「たまにある」「頻繁にある」と回答した割合が79.9%にも及びました。

多くの人は、待ち時間にスマホでSNSやネットサーフィンをし、時間を無駄にしています。

優先順位をつけるのが苦手

優先順位がつけられない人は、時間をロスしがちです。

どの仕事から手をつけていいか分からず、気づいた時には納期ギリギリだったり、残業になってしまったり、と時間に追われてしまいます。

「努力はしているのに周りより時間がかかる」という人は、優先順位がつけられていません。

また緊急な仕事だと分かっていても、やりたい仕事から手をつけてしまう癖がある人は、ADHDを疑いましょう。

ADHDの人は、緊急ではない仕事に集中してしまう性質があります。これは、自分のやりたい仕事が緊急の仕事だと勘違いしてしまっているからです。

優先順位をつけるのが苦手な人は、冷静になって考えてみてください。

ギリギリで行動する

ギリギリで行動する人は物事が上手くいかないでしょう。

時間が十分にあるにもかかわらず、期限ギリギリまで伸ばしてしまう人は「学生症候群」かもしれません。

学生症候群とは、人間心理のひとつで、締切や納期があると直前まで始められない症状を指します。

時間に余裕があると「まだ大丈夫」「もう少し休んでからにしよう」と考えてしまい、ギリギリになって焦ってしまうのです。

学生の時は許されていたかもしれませんが、社会人には通用しません。ギリギリで行動していると、時間をコントロールできないでしょう。

時間の使い方が上手い人の特徴

それでは時間の使い方が上手い人の特徴を紹介します。

スキマ時間を活用する

仕事ができる人はスキマ時間を有効活用しています。

スキマ時間は1日平均1時間9分もあり、1ヶ月にすると30時間以上。読書や資格の勉強をするには十分な時間です。

本を1ページだけ読んだり、新しい単語を1つだけ覚えたりするだけでも、1ヶ月後には大きな成果となります。

スキマ時間を軽視するのでなく、大切な時間として扱っていくことが大切です。

決断のスピードが早い

決断のスピードが早いと、多くの時間を確保できます。

なぜなら、考える時間が短いため、優柔不断の人より時間が余るからです。

また決断のスピードが早い人は、何も考えずに決めているように感じますが、実はそうではありません。

事前に準備し、想定される問題を何度もシミュレーションしています。

「もしAの仕事の納期が早まったらこうしよう」
「Bの仕事が打ち切りになったら〇〇さんに相談しよう」

このように頭の体操をしているため、いざという時でも瞬時に決断できます。

収益を優先するのか、人間関係を優先するのか、バランスを取るのか、決めておくだけでも、決断力が磨かれます。

決断力をつけたい人は、まず自分が何を優先するのか決めましょう。

習慣化ができている

習慣化ができると時間と労力を節約できます。

なぜなら、頭で考えずに行動にでき、悩む時間を減らせるからです。

例えば、歯磨きやお風呂などは、やるかやらないか迷わずにできますよね。

同じように、仕事やプライベートでやりたいことがあるなら、習慣化をして時間を節約しましょう。まずは小さなことからでもいいので、習慣化を意識してみてください。

自分について理解している

自分について理解している人は時間を有効活用しています。

なぜなら、自分を知ることで正しい選択や行動ができるからです。

例えば、自分の長所や短所が分かっていれば、どんな仕事をするべきか判断できます。逆に長所や短所を知らないと、苦手な分野に飛び込んでしまい、時間をロスしてしまうでしょう。

自分について分かっていない人は、まず自分について知ることが大切です。

時間を有効活用するメリット

時間を有効活用できれば、人生が豊かになります。

そこで時間を有効活用するメリットを紹介します。

仕事の成果が上がりやすい

時間の使い方が上手いと、仕事の成果を上げやすくなります。

納期までにどのくらいのペースで仕事を進めればいいか、どの業務にどのくらいの時間がかかるかが把握でき、周りからの信頼も厚くなるでしょう。

私は毎週日曜日に1週間のタスクを15分単位で決めています。細かく決めることで、迷いを無くし、効率的に業務をできています。

やりたいことが見つかる

時間を有効活用すると自分の時間が増えます。

自分の将来について考える時間ができ、やりたいことが見つかるかもしれません。

私は会社員をしていた時、あまりの忙しさに自分について考える暇がありませんでした。しかし会社を辞めて時間ができると、やりたいことが次々と浮かび、行動するきっかけになりました。

時間に余裕がないと、やりたいことは見つからないでしょう。

プライベートの時間が増える

仕事の効率が上がれば、プライベートの時間が増えます。

残業や休日出勤も減り、友達や家族との時間を楽しめます。またスキルアップをしたり、副業したりする時間も増え、人生をさらに加速させられるでしょう。

プライベートが充実してこそ、仕事のやる気が出るものです。プライベートを大切にできるような時間の使い方を身につけてみましょう。

時間を有効活用できるようになる方法

それでは時間を有効活用できるようになる方法を紹介します。

スキマ時間を活用する

スキマ時間を活用すれば自分の時間が増えます。

なぜなら、スキマ時間は1日平均「1時間9分」もあるからです。この時間を仕事やスキルアップに使えば、自己成長につながります。

私もスキマ時間を活用して、読書をしたり、セミナー動画を観たりしています。

1ヶ月30時間以上も確保できるので、資格の取得やスキルアップ、副業など、好きなことに活用してみてはいかがでしょうか。

朝の時間を使う

早起きして時間を有効活用する「朝活」が流行っています。

朝活をするメリットは以下の通りです。

朝活をすると、余裕を持って行動できます。

また太陽の光を浴びると、「幸せホルモン」と呼ばれるセロトニンが分泌され、ストレスも軽減。生活リズムも整い、健康的な生活を送れるでしょう。

私は起床後、30分間のウォーキングを取り入れています。太陽を浴びて気持ちがスッキリしますし、運動不足解消にもなります。

いつもギリギリで起きている人は、30分だけ早起きしてみてはいかがでしょうか。

効率化できるアプリを使う

効率化アプリを活用すれば時間を生み出せます。最近は高性能な時間管理アプリも登場し、自分のサポート役として活躍してくれます。

特におすすめなのが「Toggl（トグル）」です。

Togglは時間管理アプリとして人気を集めています。作業をする時にスタートを押して、終わった時にストップを押すだけ、というシンプルな操作も魅力のひとつ。

計測した時間はレポートで確認でき、プロジェクト単位で時間管理できます。

自分の作業時間を可視化したい人は、ぜひ活用してみてください。

物事を習慣化する

物事を習慣化すれば、時間を短縮できます。

なぜなら、その行動が当たり前の状態になり、頭の体のリソースを最小限に抑えられるからです。

やりたいことを習慣化できれば、大きな成果につながります。

習慣化は小さなことからでかまいません。10分早起きしたり、スキマ時間は読書をしたり、といった小さな習慣を積み重ねていくと、自分に自信がついてくるでしょう。

人に頼る

時間を有効活用するには、人に頼ることも大切です。

なぜなら、自分ひとりでできる仕事には上限があるからです。

どんなに頭が良くても、時間は有限ですし、苦手な分野もあります。ひとりでやろうとせず、他人を頼れば仕事の効率が上がります。

「迷惑をかけてしまう」と思う人もいますが、それは勘違いです。他の人に頼れないということは、周りの人が成長しないということです。

今のままでは、部下や後輩がいつまで経ってもひとり立ちできません。だからこそ、人を頼って周りを成長させる心がけも大切です。

自分の時間を作るためにも、周りを頼る勇気を持ってみてください。

マルチタスクとシングルタスクを使い分ける

マルチタスクとシングルタスクを使い分けることにより、作業効率を上げることができます。

マルチタスクとは、電話しながら文章作成をする、メールを打ちながらネット検索する、など2つ以上の業務を同時進行で行うことを指します。

メリットとしては、単調な作業を行っている時に、他の作業も進められる点です。重いデータを処理している時に、メールの返信をするなど、限られた時間を有効活用できます。

しかしマルチタスクは頭の切り替えが必要になるため、作業効率が下がってしまう場合があります。そのため、長時間集中して行う作業には向いていないでしょう。

一方、シングルタスクとは、ひとつの作業に集中することを指します。

人間は集中状態に入るまで時間を要するため、生産性を高めたいならシングルタスクがおすすめです。

ただしシングルタスクは、集中力の維持が難しいというデメリットがあります。作業に飽きないように、休憩を挟むなど、工夫をしなければなりません。

まとめると、単調で短い作業はマルチタスク、時間がかかる作業はシングルタスクで業務を進めましょう。

整理整頓をする

整理整頓をすると時間短縮につながります。

身の回りを片付ければ、探し物の時間が無くなったり、書類の紛失を防げたり、と無駄な時間を最小限に抑えられるでしょう。

また整理整頓されている環境は、気が散らず物事に集中できます。

筆者の私は、ミニマリストとして生活をしており、部屋やデスク周りは常に整理整頓をしています。視界がスッキリとしているので、集中力が維持しやすく、疲れも軽減されました。

時間が足りないという人は、デスク周りの整理整頓から始めてみてはいかがでしょうか。

断る勇気を持つ

仕事でもプライベートでも断る勇気は大切です。

なぜなら、自分のやるべきことに集中でき、時間を奪われずに済むからです。

気分が乗らない会社の飲み会に参加して、時間を無駄にした経験はありませんか？

それを断ることができれば、自分のやりたいことにコミットできます。

「相手の迷惑になってしまう」と考える人もいますが、断れないままでいると、都合の良い人間になってしまいます。

断る勇気を持つには、ルール作りが大切です。

など自分の中にルールを設けておくと断りやすくなります。このルールを上司に共有しておくのも手です。

ぜひ断る勇気を身につけて、自分の時間を確保してみてください。

しっかりと休む

時間を大切にしている人ほど休んでいます。

なぜなら、体力や精神力を回復していないと作業効率が下がってしまうからです。

人間は疲労が溜まると、頭の回転が遅くなり、作業スピードが下がります。長時間労働をしているにも関わらず、仕事が終わらないのは疲労が原因です。

休息を取れば頭がクリアになり、作業効率も上がります。時間に対しての作業量が多くなり、より成果を上げやすくなるでしょう。

自分の性格や特性を理解する

時間の使い方を学ぶ前に、まずは自分について理解しておくことが大切です。

自分にどんな仕事が向いているのか、どんな時に力を発揮できるのかを知っておけば、正しい選択や行動ができます。

賢い人の時間の使い方が学べる本

時間の使い方を知るなら、賢い人の知恵を借りましょう。

そこで時間の使い方が学べる本を厳選して紹介します。

エッセンシャル思考

エッセンシャル思考は「より少なく、しかしより良く」をコンセプトとした本です。

簡単に要約すると「本当に自分がしたいことだけに注力し、それ以外のことは捨てよう」という生き方を提唱しています。

クローゼット整理法を例に挙げてみます。

「大好きか、似合うか、いつも着るか、もし答えがノーならそれは不要なものだ」

「もしもこれを持っていなかったら、今からお金を出して買うか？」

と自分に不要なものを整理し、本当に必要なものだけを残す思考法です。

この思考法を学べば、本当に自分のやりたいことだけに取り組め、圧倒的な成果を上げることができます。

私もエッセンシャル思考を参考に、2021年の目標を決めました。前は複数の目標を立てていましたが、3つだけに絞り目標設定をしました。

やりたいことが分からない、何から始めていいのか分からないという人におすすめの書籍です。

時間術大全 人生が本当に変わる「87の時間ワザ」

すぐに実践できる時間の有効活用方法を紹介している本です。

情報が多すぎる世の中で、「本当にすべきことは何か」を教えてくれます。

時間ワザをジョークや実例を用いて、丁寧に解説されており、非常に読みやすい一冊です。

特に勉強になったのが「時間の主導権は自分が握る」という部分。自分で時間の主導権を握れば、賢い選択ができるという思考法です。

例えば、体調が悪い時に、誘いを断る、人に頼む、という行動ができる人は、時間を生み出せます。

逆に、体調が悪くても誘いに乗ったり、自分で抱え込んだりする人は、周りの人に時間の主導権を握られています。

このように、時間を有効活用する方法だけでなく、マインドも学べるおすすめの一冊です。

自分を操る超集中力

メンタリストDaiGoさんの集中力に関する本です。

この本では、ウィルパワーの節約とウィルパワーを増やすことについて述べられています。

ウィルパワーとは、集中力を使う時に消費される体力のようなものです。これを節約し総量を増やすことで、集中力を維持できるということを中心に解説されています。

ウィルパワーは、仕事をする時だけでなく、趣味の時間、運動をする時、人と過ごす時にも消費されます。要するに無意識な行動でもウィルパワーは消費されているのです。

ウィルパワーを節約するには、習慣化が大切だと書かれています。習慣化すれば頭で考える時間が減り、ウィルパワーを節約できます。

朝ごはんは固定にする、仕事が終わるまでSNSは見ない、午前中に重要な仕事をする、といったように、さまざまなことを習慣化すれば、集中力の維持できる時間が増えます。

また、ウィルパワーを増やすための睡眠法や食事、瞑想などの方法についても詳しく書かれています。

私もこの本を参考に、朝起きてから仕事をするまでの行動を全てルーティン化しています。

なかなか集中力が続かないという人におすすめの一冊です。

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まとめ

今回は時間を有効活用できない人の特徴や、賢い人の時間の使い方を紹介してきました。

時間の使い方が上手くなれば、自分らしい生き方ができます。ぜひ自分について理解し、正しい選択ができるようになってくださいね。

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