仕事が終わらない原因と対処法7つ｜早く終わる人との差とは？

ご時世的なこともあれば、残業代をカットして人件費を削減したいからです。

筆者は残業が常態化している部署で働いた後、残業がほぼなく、上司が率先して定時で帰る環境で働きましたが、残業ができないのも大変だと感じていました。

なぜなら、残業するためにはいちいち申請を通す必要があり、時に「やり方を工夫しなさい」と却下されたり、「スケジュール管理が悪い」と怒られたりもするからです。

残業しても周りに聞ける人がいないと進まないこともある上、よく残業する人＝デキない人。もしくは残業代が欲しい人。と見られることも。

それが嫌で定時に上がっても、不安が残っていると気が気ではないですからね。仕事は早く終わらせるに越したことはありません。

そこで今回は、仕事が終わらない悩みを解消するための対処法を紹介します。

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仕事が終わらない人の特徴

仕事が終わらない人の特徴を紹介します。当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。

整理整頓が苦手

• デスクや引き出しの中がぐちゃぐちゃ


• カバンや財布、名刺入れがパンパン


• パソコンの中がごちゃごちゃ

デスクの上などパッと見える範囲はキレイでも、見えないところは雑多で、例えばいつも重たそうなカバンを持ってる人っていますよね。

こういう人は移動するだけで体力を消耗しますし、持ち物の管理ができていないので、探し物に費やす時間も長い傾向にあります。

仕事とは関係ないところで、体力や時間を消耗してしまっているわけです。

優先順位付けが苦手

仕事が終わらない人の多くは、優先順位付けが苦手です。

• 目の前にあるタスク


• 怖い上司に依頼されたタスク


• 簡単にできるタスク

など、優先順位を考えずに行動してしまいがちです。

仕事を断らない

仕事を断らないのも仕事が終わらない原因です。

• いい人だと思われたい


• 仕事がデキると思われたい


• 断ったら怒られると思っている

安請け合いをしてしまうとキャパ以上の仕事量になる可能性が高まるので、終わらなくなるのは容易に想像できますよね。

そもそも自分のキャパがわかっていない、もしくは依頼された仕事に要する時間の見積もりが甘く、断らない人もいるでしょう。

周囲を頼れない

責任感の強い人や気にしいな人、プライドが高い人は、周囲を頼れない傾向にあります。

協力を求めないだけでなく、どうやって仕事をこなしているか？工夫していることやアドバイスを聞くことさえしない人も。

便利なツールを使っていない

今世の中には仕事効率化をサポートする便利なツールがたくさんあります。身近で初歩的なところで言えば、パソコンのショートカットキーもそのひとつです。

ちょっとでも楽したい、簡素化したい、といった思いがある人はツールを探して使い、そうでない人は目の前にあるツールがどう便利なのか知りもしません。

納期ギリギリに照準を合わせる
納期に間に合っていればいいという発想で、ギリギリに照準を合わせるのも終わらない原因のひとつです。

納期の前に余裕があるとついダラダラ作業してしまい、いざ提出して直しが入ると大慌てで対応する、結果その先のタスクにも影響が出るというイメージですね。

前倒しする意識がないのも終わらない人の特徴です。

段取りが悪い

段取りが悪いと必要なときに必要な情報が揃っていないなど、作業が一時停止しがちです。

「昨日のうちに聞いておけばよかった...」こう思ったことはありませんか？

整理整頓や優先順位付けができていないと、段取りの悪さにもつながってしまいます。

仕事が終わらない原因は会社にある場合も

仕事が終わらない原因は会社にある場合もあります。

人手不足で仕事量が多すぎる

どんなに要領が良くて仕事が早い人でも、1日にこなせる仕事量には限界があります。

筆者は昔ホテルで働いていたときに痛感しましたが、そこにいる人全員が休憩なしで頑張っても、人手不足では残業しないと終わりません。

適切な人員を確保していない、もしくは入ってもすぐに人が辞めてしまう環境があるとすれば、それは会社の問題です。

 

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能力以上の仕事を任せられる

例えば新たにPR動画をつくりたいとなったとき、専門家に任せるとお金がかかるから、未経験のスタッフに調べてつくってほしいと無茶振りする会社もあります。

能力以上の仕事を任せられたら、どうしたって時間がかかりますよね。

残業ありきで仕事を振られる

日本の職場は先輩や上司が残業していたら、帰る前に「何か手伝いありますか？」と一言聞くのが暗黙のルールでありますよね。

建前で聞いてるだけなのに、残業ありきで平然と仕事を振ってくるような環境では、仕事が終わるはずもありません。

仕事が終わらないときの対処法7つ

ここからは、仕事が終わらないときの対処法を紹介します。

身の回りの整理整頓をする

身の回りの整理整頓ができていない人は、まずここからはじめましょう。

デスクが整理されて視界に余計な物が入らないと集中力をキープしやすいですし、探し物にかける時間を減らせれば、ムダな時間と労力は格段に減ります。

どこでもよく言われる話ですが、後回しにして結局手付かずの人は少なくありません。デスク、引き出し、カバン、パソコンの中など、1度しっかり時間を取って整理整頓することをおすすめします。

優先順位を付ける

こんな意見の人は例えば、資料作成など何か作業をしているときにも、通知がくる度に急ぎではないメールのチェック、返信をする傾向にあります。

これによっていちいち集中力が途切れて作業スピードが落ち、結果仕事が終わらない。よくあることです。

あなたもイメージできると思いますが、人は「集中しよう！」と思ったその瞬間から集中することはできません。

車がアクセルを踏み込んでからトップスピードに到達するまでに時間がかかるように、集中力も時間がかかります。

ちなみに、1度途切れた集中力が元の集中状態に戻るまでには、20〜30分必要とされています。

• 資料作成が終わったらまとめてメールのチェックをする


• メールのチェックをしながら資料作成をする

結果は同じです。でも同じ目的地に高速で行くか下道で行くかくらい差が出ます。優先順位を決めて、今やるべきことだけに集中しましょう。

仕事を断る

仕事の依頼に反射的にYesと言っている人は、一旦ストップしましょう。余裕があるなら当然受けるべきですが、忙しいときに引き受けるのは得策ではありません。

「会社員が断れないでしょ...」と思うかもしれませんが、依頼した人は自分の状況をわかってない場合も多いので、理由を話せば理解してくれます。

また、大抵の依頼は自分じゃなくても対応できることなので、断っても大丈夫です。

仮に引き受けておいて間に合わなかったとか、完成度の低い仕上がりで返すことになれば、やったのに評価が下がります。そうなるくらいなら断りましょう。

 

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周囲を頼る

仕事で最も避けなければいけないのは、納期に間に合わなくて迷惑をかけたり、キャパオーバーで潰れたりすることです。

「この進め方でいいのかな...」とか「ちょっと仕事量が厳しいな...」と思ったら、早めに先輩や上司に相談しましょう。ギリギリのタイミングではもう手遅れということもあります。

日々のコミュニケーションを心がけて、いつでも相談しやすい人間関係を築くのも仕事のうちです。

 

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仕事が早い人の真似をする

身近に1人は要領が良くて仕事が早い人っていますよね。その人に仕事術を聞いて、やり方を真似するのもおすすめです。身近な成功例であれば、かなり参考になるでしょう。

普段なにを話せばいいのかわからなくて距離がある相手でも、アドバイスを求めるなら会話のネタとしてもいいですよね。交流の幅を広げるチャンスです。

生活習慣を見直す

先日私たちが全国の働く男女500人を対象に実施した「仕事に集中できない理由」の調査結果をみると、集中できない理由は「睡眠不足」がダントツ1位でした。

慢性的な睡眠不足に悩む人は非常に多いですが、睡眠不足はどうしても集中力が散漫になるので、仕事のパフォーマンス低下に直結します。

生活習慣を見直すことでパフォーマンスが向上する人は多いでしょう。

 

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ストレス発散をする

仕事のストレスが発散できないと、イライラしやすくなったり睡眠に悪影響が出たり、生活の質全体が下がってしまいます。

「ストレスは万病のもと」と表現されるほど、私たちに与える影響は計り知れません。ストレスが原因で仕事ができない状態になってしまう人も多くいるのは周知の事実です。

仕事を忘れて没頭できる何かがない人は、趣味探しをしてみるといいかもしれません。

 

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仕事が終わらない人におすすめの本

ここでは仕事が終わらない人におすすめの本を3冊紹介します。

デキる人の仕事術や考え方は共通することも多いですが、やはり人それぞれ独自の視点や流儀があります。

さまざまな情報に触れて、これなら自分でも無理なくできそうと思うものを少しずつ試してみことで、あなたに合う仕事術が見えてくるでしょう。

仕事が早く終わる人、いつまでも終わらない人の習慣

仕事が早い人が実践しているムダを減らす時間の使い方、仕事がうまくまわる人間関係を構築する方法など、人財育成コンサルタントの著者が解説する時間術の本です。

自己診断テストからはじまり、42個のノウハウ紹介をしています。仕事の肥満体質から脱却したい人におすすめの1冊。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

「ドラッグ＆ドロップ」や「ダブルクリック」などの概念を生み出し、元マイクロソフトの伝説のプログラマーと言われる、中島聡氏が教える仕事術の本です。

多忙を極め、納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で、「1度も納期に遅れたことがない男」として活躍した著者のロケットスタート時間術とは？

人生を制するスピード仕事術が学べる1冊です。

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか？

メール、エクセル、伝え方、任せ方、思考法など、外資系プロジェクトマネージャーの著者がすぐに使える技を75個紹介しています。

「がんばっているのに、毎日気づくと残業している」こんな人は必見です。

仕事が終わらない原因が会社の場合は転職しよう

さまざま紹介してきましたが、仕事が終わらない原因が会社にある場合は転職しましょう。

会社自体が仕組み化を考えたり人員を増やしたりせず、今いる人にとことん依存する体質では、一生報われません。

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まとめ

今回は仕事が終わらない人の特徴と対処法を紹介しました。

対処法をおさらいをすると、

1. 身の回りの整理整頓をする


2. 優先順位を付ける


3. 仕事を断る


4. 周囲を頼る


5. 仕事が早い人の真似をする


6. 生活習慣を見直す


7. ストレス発散をする

どれもやろうと思えばすぐできることばかりです。1つだけでもいいので、ぜひ取り入れてみてくださいね。
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