仕事がキャパオーバーになる原因と対処法8つ｜仕事が渋滞してる人必見

仕事がキャパオーバーになっていて、つらいとお悩みではありませんか？

うぅぅ😣キャパオーバー😵
仕事が山のようにあってヤバイ
〆切迫ってるのがいくつもある
思うように捗らなくてただただ焦ってる💦
休憩中はどうしたら効率良く捗るか考え中
家に居ても落ち着かないから現実逃避でひたすらボーッとしてる
泣きたい😭
ひさしぶりに仕事の愚痴でした😓

— なおち (@naorangepooh) April 4, 2021

 

キャパオーバーすると焦りやプレッシャーもどんどん増し、仕事がつらくなる一方です。

 

この記事では、仕事がキャパオーバーになっているあなたに向けて、キャパオーバーの原因と対処法を紹介します。

仕事のキャパオーバーがつらくて辞めたいあなたへ

仕事のキャパオーバーは自分の努力や工夫次第で解決できることもありますが、会社に問題があって、根本的に変えられないこともあります。

 

もし全員残業が当たり前の職場にいるようであれば、仕事もしくは働き方を変えましょう。

 

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仕事量が多過ぎる！キャパオーバーで悩む人は多い

キャパオーバーで悩む人はとても多いです。

 

会社で当然のように残業して且つ、家に持ち帰ってまで働く人はめずらしくありません。

 

働く男女500人を対象に実施した「仕事に集中できない理由」の調査結果でも、114人が「やることが多過ぎる」と回答しています。

 

仕事量が多すぎることに悩む人はたくさんいます。

どこからがキャパオーバー？

キャパオーバーとは、キャパシティ（許容量）を超えているという意味ですが、キャパオーバーの線引きはどこにあるのでしょうか？

 

キャパオーバーの線引きや前兆と言える状態をみていきましょう。

何からやればいいかわからない

やることが増えていき、何からやればいいのかわからない状態になったら、キャパオーバーと言えます。

 

頭の中で情報を処理しきれていないわけなので、許容量を超えていますよね。

ミスや物忘れが増えている

いつもならしないような些細なミスや、タスク忘れが出てきたら怪しいです。

 

注意力散漫になっている、見直しをする余裕がなくて仕事が雑になっているなどが考えられます。らしからぬミスはキャパオーバーの前兆です。

残業が増えている

残業はわかりやすくキャパオーバーを測る指標です。

 

1日30分程度の残業であれば、まだキャパオーバーと言うほどではありませんが、1日1〜2時間程度の残業は黄色信号、3時間以上の残業が当たり前になっていたら赤信号です。

 

ちなみに月の残業80時間が過労死ラインとされています。もし月の残業が80時間を超えていたら、完全にキャパオーバーで危ない状態です。

寝不足が続いている

残業が原因で睡眠時間が足りていない、もしくはプレッシャーによる不安で寝不足になっているのも、キャパオーバーと言えるでしょう。

仕事に行くのが憂鬱

 

筆者が過去仕事でキャパオーバーしてた時は、朝起きてこんなことばかりボヤき、仕事に行くのが憂鬱でした。

 

仕事量を想像しただけで気分が萎えるとしたら、キャパオーバーかもしれません。

仕事がキャパオーバーになる原因

仕事がキャパオーバーになる原因は何でしょうか？ありがちな原因を解説します。

覚えることが多い

覚えることが多い時期は仕事に関する知識、経験不足によって、ちょっとしたことでキャパオーバーになりがちです。

 

誰に聞けばいいのかわからないし、聞く以前にわからないことがわからないので聞くことすらできず、仕事が溜まる一方になってしまいます。

人手不足

人手不足はどうしても仕事が増えるので、キャパオーバーの原因になりやすいです。

 

どんなに仕事が早い人でも、この量を定時までに終わらせるのは無理でしょ...という状況はあります。これは個人ではなく会社の問題ですが。

要領が悪く仕事が遅い

仕事量が特別多いわけではなく、仕事が遅くてキャパオーバーになる人もいます。

 

要領が悪い人は仕事の全体像が見えておらず、1回のメールでできる確認を何往復もしてしまったり、ついでにやれることに気が付かず二度手間になったり、時短ができません。

 

やってもやっても仕事が終わらないわけです。

 

仕事を断るのが苦手

仕事を断るのが苦手な人もキャパオーバーしがちです。

 

忙しくて手一杯のときに仕事を増やしたら、キャパオーバーになるのは言うまでもありません。

 

断るのが苦手な人は”引き受けてくれる人”と思われて、どんどん仕事を振られてしまうため、キャパオーバーのループから抜け出せなくなってしまう人も。

責任感が強く抱えてしまう

責任感が強く、頼まれたことは自分の力で完了するべきと抱え込んでしまうのも、キャパオーバーの原因です。

 

他人を頼れないため、暇を持て余してる人に仕事を触れず、いつも自分ばかり忙しくなってしまうわけです。

完璧主義で時間がかかる

完璧主義な姿勢もキャパオーバーになりがちです。

 

完璧主義の人は重要ではない作業も同じ重要度で扱ってしまうため、ひとつの仕事に時間がかかります。

 

仕事がリズム良く進まないため、全体的に見ると仕事量は決して多くなくても、キャパオーバーになってしまうわけです。

 

失敗を引きずっている

失敗やミスして怒られたことを引きずって萎縮してしまい、本来のパフォーマンスが発揮できないのもキャパオーバーにつながります。

 

精神的に余裕がなくなり、集中力や判断力が低下し、仕事のペースが悪くなってしまうためです。

コミュニケーション不足

周囲とのコミュニケーション不足で、聞きたいことが聞きづらかったり、仕事量を相談できなかったりするのも、キャパオーバーになる原因です。

 

頼れる人が近くにいるかどうかで、仕事のペースは全然違いますよね。

キャパオーバーになることのデメリット

キャパオーバーになることのデメリットを紹介します。

ミスが増える

キャパオーバーは集中力が低下する上に、見直しの時間が取れなくて、ミスが増える傾向にあります。

 

自分だけに影響するミスならまだしも、お客さんに迷惑をかけてしまえば、会社として信頼を失うことにもなりかねません。

精神的に余裕がなくなる

キャパオーバーになって焦り、プレッシャーで苦しいと、精神的に余裕がなくなります。

 

ピリピリした空気を出して場の雰囲気を悪くしたり、イライラして八つ当たりしてしまったり、人間関係が崩れるキッカケになることも。

プライベートの時間が減る

キャパオーバーで残業が増えると、当然プライベートが削られて、リフレッシュする時間が減ります。

 

忙しくても仕事が楽しいならいいですが、仕事は仕事と割り切って、プライベートを充実させたい人には地獄と感じるでしょう。

 

長時間労働はモチベーションの低下にもつながります。

体調を崩す

キャパオーバーは精神的にも体力的にも負担が大きいため、体調を崩してしまう可能性があります。

 

筆者の元同僚は過度な残業が続いて過労で倒れ、2週間入院していました。

 

前日までいつもと変わらないように見えたので驚いたのを覚えています。本人曰く、突然体が言うことをきかなくなったそう。

 

自分では大丈夫なつもりでも、突然体が動かなくなってしまうこともあります。

新しいことに挑戦できない

例えば副業として仕事の打診があって、それがとても魅力的な話だったとしても、本業がキャパオーバーしていれば引き受けるのは難しいでしょう。

 

余裕がないと新しいことに挑戦できないため、チャンスをみすみす逃すこともあります。

仕事ができない人という印象をもたれる

いつも仕事に追われていると、仕事ができない人と思われてしまう場合もあります。

 

人は印象によって判断が大きく変わるため、直属の上司にネガティブな印象を持たれれば、評価に影響するでしょう。

 

キャパオーバーしてまで働いて、評価が低かったら最悪ですよね。

仕事がキャパオーバーした時の対処法8つ

仕事がキャパオーバーしてしまった時の対処法を紹介します。

まずは状況を整理する

仕事がキャパオーバーしていて、少しでも急ぎたい時こそ、一旦立ち止まって冷静になりましょう。

まずは状況を整理して今日のゴールを明確にすると、混乱や焦りが緩和されます。

ひとつずつ処理する

忙しいとマルチタスクになりがちですが、仕事はひとつずつ処理しましょう。

 

脳は本質的にマルチタスクが苦手で、ある実験では以下のようなデータが出ています。

例えばパソコンは、一気にいろんな作業をすると動作が重くなり、簡単な処理すら遅くなってしまうように、人もマルチタスクをすると動作が遅くなってしまうんです。

先輩や上司に相談する

 

仕事量の相談はネガティブな印象があってか言えない人が多いですが、周りは自分が思っているほど自分を見ていないため、発信しなければ気付いてもらえません。

仕事があまりにキャパオーバーな気がしたので上司に相談しました😭すぐに業務を分担して頂けることに🥺

時短で働いてると、ちょっとした業務も塵も積もれば簡単にキャパ越えします💦目に見えてタスク量が増えている訳では無かったので上司も気がつかなかったみたい。
辛いこと、伝えられて良かった😭

— リリィ☘ワーママWEBデザイナー (@lily_mamalife) March 29, 2021

意外とあっさり調整してくれる人も多いので、迷わず相談しましょう。

今以上に仕事を増やさない

キャパオーバーしている時に仕事を増やすべきではないのは言うまでもありません。

 

でもこれができていないために、キャパオーバーになる人はたくさんいます。

 

前段の上司への相談然り、ネガティブにとらえられると決めつけず、正直に現状を伝えることを意識しましょう。

時間の使い方を変える

営業中だと電話に出る必要があったり、話しかけられることが多かったりして、それがキャパオーバーに影響している人は、時間の使い方を変えるのもひとつの手です。

 

例えば朝早く出社する、休憩時間を調整できるなら調整する、といったことです。自分のペースで落ち着いて働ける時間を作れれば、仕事は捗るでしょう。

集中力を上げる

仕事が遅いためにキャパオーバーになっている人は、集中力を上げてスピードアップをめざしましょう。

 

水分をこまめにとったり、姿勢を正したり、ちょっとしたことを取り入れるだけでも集中力は上がりますよ。

 

プライベートでしっかりリフレッシュする

仕事がキャパオーバーしてつらい時は特に、プライベートの過ごし方が大切です。

 

プライベートでしっかりリフレッシュしてストレス発散できないと、しんどい気持ちが膨らむ一方だからです。

 

恋人もいないし趣味もなくて、休日はグダグダ寝るだけ生活になっている人は、趣味探しをしてみてはいかがでしょうか。

 

有給を使う

緊急のとき以外有給を使ったことがない人は多くいます。あなたも有給が何十日と残っていませんか？

 

キャパオーバーでしんどくなってきたら、有給を使いましょう。ちょっと先でも2〜3日有給がとれれば、そこで現状のリセットができます。

 

「その日は休みなので」と言えれば仕事を断る理由にもなるので、断る練習にもなるでしょう。

仕事がキャパオーバーしないための予防線

仕事がキャパオーバーした時の対処法を紹介しましたが、そもそもキャパオーバーしないようにしたいですよね。

 

そこでここからは、キャパオーバーしないための予防線を紹介します。

睡眠不足を解消する

近年の研究では、睡眠不足は飲酒した時と同じような体の状態になるということが明らかになっています。

 

睡眠不足の状態では、どう頑張ってもいいパフォーマンスは出せません。

 

日中頭がぼーっとして仕事がスムーズに進まない自覚のある人は、仕事のやり方の前に、睡眠を見直しましょう。

 

身の回りを整理整頓する

デスクの上やパソコンの中、カバンの中など、身の回りの整理整頓ができていない人は、今すぐ整理整頓をしましょう。

 

整理整頓して探す時間を減らすことは、仕事のリズムを乱さないために何より重要です。

 

見た目的にスッキリさせるだけでなく、どこに何があるかすぐにわかるよう、できる限り丁寧に仕分けましょう。

スケジュールを決める

それぞれのタスクにかかる時間を概算でも出して、1日のスケジュールに落とし込みましょう。それによってキャパの見える化ができます。

 

こうした方が、今ほかの仕事を受けていい状況かどうかがわかりやすいですよね。

厳しい時はキッパリ断る

状況を整理してスケジュールした結果、今仕事を増やすのは無理と判断したときに依頼がきたら、キッパリ断りましょう。断るときは曖昧な言い方をしてはいけません。

 

断るのが苦手な人は、あらかじめ断り方をいくつか用意しておけば対応できます。断れないとキャパオーバーから抜け出すのは難しいので、ここはしっかり抑えましょう。

 

日頃周りとコミュニケーションをとる

これらは人間関係によって変わります。日頃周りとコミュニケーションをとって、自己主張や意思表示をしやすい土台作りをしましょう。

 

自然体で働ける環境が作れれば、キャパオーバーしそうになってもなんとかできます。

 

キャパオーバーが解消されないときは

仕事のキャパオーバーは自分の努力や工夫次第で解決できることもありますが、会社に問題があって、根本的に変えられないこともあります。

 

もし全員残業が当たり前の職場にいるようであれば、仕事もしくは働き方を変えましょう。

 

私たちは起業やフリーランスに必要なスキルを無料で身に付けられる、オープンイノベーション大学という学校を運営しています。

 

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まとめ

仕事がキャパオーバーになる原因と対処法について紹介しました。

 

キャパオーバーを耐え続けたら、過労で倒れたりうつ病になったりすることもあります。

 

自分にやれる対策はやって、それでも解消されない場合は早めに見切りをつけましょう。

 

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