仕事の要領が悪い人の特徴と改善方法8つ｜仕事を効率化するコツとは？

要領が悪いと仕事がどんどん溜まる上に、迷惑そうな態度をされたり、早くやれと煽られたりして辛いですよね。

 

慣れればいつか改善されるだろうと期待があるかもしれませんが、根本的な仕事の仕方を見直さないと、いつまで経っても要領は悪いままです。

 

ただ、少しずつ矯正することによって、半年後、1年後に目に見えた変化を起こすことは可能です。

 

今回は要領が悪いことで悩むあなたのために、仕事の要領が悪い人の特徴と改善方法を解説します。

仕事の要領が悪い人の特徴

まずは仕事の要領が悪い人の特徴からみていきましょう。

いつも何かに追われていてゆとりがない

要領が悪いとは、段取りが悪い、やり方が悪いと同義です。

 

つまり仕事のやり方が悪いために、進捗が遅れてタスクが渋滞してしまい、あたふたする状態になってしまうわけです。

 

実はそんなに仕事量があるわけではないのに、要領が悪い人に限っていつもバタバタ忙しそうにしています。

マルチタスクをしがち

要領が悪い人はマルチタスクをしがちです。

 

頼られるのが好きだったり断るのが苦手だったりするため、キャパ以上の仕事量を抱える傾向にあり、それを効率良くこなそうしてマルチタスクになる人が多くいます。

 

筆者の会社員時代の先輩にも、会議中にメールがきたら一時停止し、返信したら会議再開を繰り返す人がいましたが、目の前のことに集中できない人は大体要領が悪いです。

優先順位を考えない

要領が悪い人は、ただでさえ仕事の進捗が悪くてタスクが渋滞しがちなところに、さらに依頼を引き受けてしまうため、何から手をつければいいのかわからない状態になることもめずらしくありません。

 

1つでもタスクを減らしたくて、目の前にある簡単そうなものから手をつけたり、偉い人に頼まれた緊急性の低いものを優先したり、場当たり的な行動になりがち。

 

偉い人からの依頼＝最優先事項と考えて、何よりもそれを優先する人は、今やるべきことを後回しにして、明日やればいいことを今やる傾向にあります。

重要ではないところに注力する

重要ではないところに注力するのも、要領が悪い人に共通する特徴です。

 

部内の会議資料の中身より体裁にこだわって、必要以上に時間をかけてしまうというのはありがちなこと。

 

「それはもういいから、こっちやって」と言われる人は、ポイントがズレている可能性が高いです。

整理整頓が苦手

整理整頓ができていないと探し物をするのに時間を取られたり、カバンがパンパンで移動するだけで疲れたり、無駄に集中力や体力を消耗してしまいます。

 

また、急いでいるときに探し物が見つからないと焦りや苛立ちにもなるため、精神的にも悪影響が出てしまいます。

 

身の回りのごちゃつきは、その人の頭の中の状態を表しているのでしょう。

自分1人だけでやろうとする

頼ることが苦手だったり自分でやった方が早いと考えたり、自分の力だけでやりたいと思うなど理由はさまざまですが、要領が悪い人は自分1人だけでやろうとする傾向もあります。

 

周囲の協力やアドバイスをもらいながら進める人と比べて、スピードに差が出るのも無理はありません。

生活習慣が乱れている

要領が悪い人は生活習慣が乱れていて、仕事に集中できない状態になっている人もよく見かけます。

日中頭がぼーっとしていれば、誰でも仕事の進捗は悪くなります。

 

自己管理ができていないことが、パフォーマンスが上がらない根本原因という人もいるでしょう。

要領が悪いことによるデメリット

次に、要領が悪いことによるデメリットを解説します。

「仕事ができない人」という印象を持たれる

要領が悪いと「仕事ができない人」という印象を持たれますが、これが厄介です。

 

人間印象で相手を見るようになってしまうので、1度仕事ができない人と思われると、できていない部分が無意識に目に付くようになってしまうからです。

 

例えば、スルーされてもいいような些細なミスでも、「またミスした。本当よくミスするな。」と思われてしまうイメージです。

 

目をつけられて、どんどん仕事がやりづらくなってしまいます。

重要な仕事や役割を任されない

普段の仕事の進捗が悪かったりミスが多かったりすると、重要な仕事や役割を任せてもらえません。

 

それだといつまで経っても仕事の上流部分に参加することができず、指示されたことをひたすらこなすだけになってしまいます。

 

チーム管理などを担当する機会にも恵まれなければ、評価は早い段階で頭打ちになり、出世は厳しいでしょう。

周りに迷惑をかけてしまう

要領が悪いと周りに迷惑をかけてしまうこともあります。

 

例えば、優先度の低いタスクから着手したせいで納期に間に合わなそうになり、他の人が急遽残業してフォローするといったことです。

 

要領が良い人の案件であれば「この人で間に合わないなら仕方がないよね」と思われるものの、要領が悪い人だと「なんで尻拭いしなければいけないんだ」と思われかねません。

 

居心地が悪くなって、その職場で仕事を続けることが難しくなってしまうこともあるでしょう。

要領の悪さを改善する方法8つ

ここからは、仕事の要領の悪さを改善する方法を紹介します。

キャパオーバーのときはハッキリ断る

まずは自分のキャパを理解して、何でも二つ返事で引き受けるのをやめましょう。

 

仕事の依頼があった時に、この仕事は納期までに完了できそうか？今の仕事の後でやっても間に合いそうか？と見積もります。

 

少しくらいの無理であれば引き受けるべきですが、できるイメージが湧かない場合はハッキリ断りましょう。

 

理由があれば断っても評価が下がることはありません。断ることができるようになると、かなり楽になりますよ。

 

要領が良い人の真似をする

自分の身近に要領の良い人が1人くらいはいますよね。

 

その人が普段どのような仕事のやり方をしているか、上司との関わり方など含め観察する、もしくは直接聞いて、仕事術を真似してみましょう。

 

世間にはさまざまな仕事術や考え方があって、どれも参考になるものばかりですが、社内のルールや上司の性格によって、使いたいけど使えないものも多々あります。

 

急に新しいことに取り組むと反感を買う可能性もあるので、まずは身近にいる要領が良い人の真似をするのがおすすめです。

身の回りの整理整頓をする

よく言われることですが、身の回りの整理整頓をするのはやはり効果的です。

 

「整理整頓くらいやってるよ」という人も多いと思いますが、デスクの上に置いてあった物をよけて、目の前がスッキリしているだけではありませんか？

 

机の中やカバン、PCの中はごちゃごちゃしていて、何がどこにあるかすぐにわからない状態であれば、それは整理整頓されているとは言えません。

 

ファイル分け、フォルダ分けをして、きっちり整理をしてみましょう。最初は面倒でも、習慣化されれば自然とできるようになります。

優先順位をつける

今回何度も出てきていますが、優先順位をつけるのは本当に重要です。

 

優先順位をつけて、優先度が高いものからひとつずつやる。作業中はメールチェック含めマルチタスクをしない。

 

これを徹底するだけで、要領の悪さは大幅に改善されるでしょう。

 

就業時間が始まってしまうと、つい目の前にあることから手をつけてしまうので、その日の帰宅前に翌日の予定を組む、もしくは朝の通勤時間に当日の予定を組むのがおすすめです。

スケジュールにゆとりを持つ

可能であれば締め切りの1日前には完了できているような、ゆとりを持ったスケジュール管理を意識しましょう。

 

よほど定型業務でない限り、緊急対応が割り込んだり誰かが休んだ穴をフォローしたり、イレギュラーが発生することもあるからです。

 

余裕があるときにその分ダラダラやるのではなく、なるべく前倒しで進めて、その結果手が空いたら誰かをフォローする、というのが理想です。

マニュアルにとらわれない

マニュアル化されている作業も多々あると思いますが、実際作業していない人がとりあえずで作成したマニュアルは形骸化しがちです。

 

要領が良い人は、マニュアルに従うべきところは従い、そうでないところは臨機応変に対応します。

 

「この作業無駄な気がするんだけどなぁ...」と思うことは大体無駄です。自己流でやって誰かに迷惑がかからないのであれば、自分のやりやすいやり方を実践しましょう。

周囲の人を頼る

など、困ったら誰かにすぐ相談しましょう。

 

会社という組織に所属しているメリットは、近くに仕事の相談ができる人がいることです。

 

ギリギリになって相談されても手の打ちようがない、なんてことにもなりかねないので、相談した方がいいと思ったらすぐに動きましょう。

生活習慣を見直す

もし最近睡眠不足になっていて、仕事に集中できていない自覚がある人は、生活習慣を見直しましょう。

 

どんなに効果的な行動や考え方を取り入れても、睡眠不足の前では無力です。眠いのにしっかり集中できて、バリバリ働ける人なんていません。

 

睡眠の質が上がれば仕事の質も上がります。

 

要領が悪い原因は仕事や職場環境かも？

要領の悪さを改善する方法を紹介してきましたが、自分に向いていない仕事をしていたり、「俺の言うことが最優先だ」というオラオラ上司に振り回されていたりする場合、改善は難しいでしょう。

 

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まとめ

今回は仕事の要領が悪い人の特徴と改善方法を解説しました。

 

要領が良い人と悪い人の差は、些細な行動の違いが積み重なってできたものです。今日できるほんの些細なことからでいいので何か始めて、少しずつ改善していきましょう。

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