無駄な残業を減らす10の方法｜仕事を減らすコツを知ろう

残業が減らずストレスが溜まっている人も多いのではないでしょうか。

 

 

働き方改革が進む一方で、残業が減らない会社もまだまだ残っています。

 

残業が続くと、体力的にも精神的にも辛くなり、つまらない人生になってしまいますよね。

 

筆者の私も、会社員時代は月100時間以上の残業をしていました。

 

そこで今回は私の体験談を含め、残業が減らない理由や残業をしないメリットや対策を紹介します。

 

残業を減らしたいと思っている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

日本人の多くが残業をしている

働き方改革が進み、ワークライフバランスについて取り組みや対策をする企業も増えました。

 

しかし、個人の残業が減らないと悩む人も多いのが現実です。

 

厚生労働省の「毎月勤労統計調査」によると、パートタイムを除く労働者の月間平均残業時間は約15時間ほど。

 

しかし、このデータは企業からの回答を元に作成されたため、サービス残業や記録にない休日出勤の時間は含まれていません。

 

一方、大手転職サイトdoda（デューダ）がビジネスパーソン15,000人を対象にした「残業時間に関するアンケート」では、月間平均残業時間は24.9時間という結果になっています。

 

全体では減っているように見えますが、実際に働いている人の残業時間は減っていない可能性もあります。

 

そのため、残業時間が減らないと苦しんでいる日本人は多いのです。

人によっては日本人が残業する理由

残業を削減したいと思いつつ、会社に残ってしまう人も多いのではないでしょうか。

 

なぜ日本人は残業をしてしまうのか？その理由を調べてみました。

仕事量が多い

仕事量が多いと必然的に残業時間も増えます。

 

景気が下がりつつある日本では、人件費をカットする企業も多く、一人当たりの負担が増え続けています。

 

私も会社員時代に、3人必要な仕事を1人で任され、毎日残業をしていました。

 

このように、ひとりでは抱えきれない仕事量を任されている人が多いのです。

残業代がほしい

残業代を稼ぐために「生活残業」をしている人も少なくありません。

 

生活残業とは、生活費を増やすために意図的に残業を増やす行為です。

 

マイナビニュースが304人を対象にした「生活残業をしたことはありますか?」というアンケート調査では、40.8%もの人が「生活残業をしたことがある」と回答しています。

 

その理由は、給料の安さや生活の苦しさなど、お金に困っているが故の生活残業だということも分かっています。

 

私も手取り12万円の工場に勤務していた時は、意図的に生活残業をしていました。終業時間が迫ると、ゆっくり作業したり工場内を掃除したりと、少しでも残業代を稼ごうとしていました。

 

本当は残業したくないのに、生きるために残業する必要があったのです。

 

このように、生活のために残業している人は一定数います。

上司の顔色を伺っている

上司の顔色を伺って、つい残業してしまう人もいるのではないでしょうか。

 

仕事量は多くないはずなのに、「上司より早く帰ったら怒られそう」「部下は最後まで残らないと」と感じてしまい、定時に上がれないのです。

 

私の会社員時代の直属の上司は、部下が早く帰ったら不機嫌になる人でした。自分より早く帰ったことが原因で説教される日もあったほどです。

 

エクセルで数字を入力して消す、という意味のない作業を繰り返し、上司が帰るまで待ったこともあります。

 

このように、上司よりも早く帰ることに罪悪感を感じてしまう人は多いようです。

会社から評価されたい

残業を評価する会社や上司は一定数います。

 

働き方改革により「残業が悪いこと」というイメージも浸透してきましたが、実際は残業している人に対して、「頑張っているな」と感じてしまうのは事実です。

 

そのため、会社から評価されるために残業する人も一定数います。

 

もしあなたが上司で「頑張って残業している部下」と「定時で帰っている部下」がいたらどちらを評価しますか？

 

仕事の成果に対して評価するのが一般的ですが、残業している部下を評価する気持ちも湧いてきますよね。

 

こういった理由から、残業をして出世したいという人が減らないのです。

残業を減らすメリット

残業を減らすことには、さまざまなメリットがあります。

 

そこで残業を減らすメリットをまとめて紹介します。

生産性の向上

残業が減ると生産性の向上につながります。

 

人間は疲れが溜まると、集中力が落ち労働生産性が下がります。

 

アメリカの心理学者アンダース・エリクソン氏は、「人は1日4時間しか集中できない」と述べています。残業をすればするほど、生産性が落ちてしまうのです。

 

残業を減らせば、生産性が向上し仕事の成果にもつながりやすいでしょう。

プライベートの充実

残業時間が減るとプライベートが充実します。

 

家族との時間を過ごしたり、趣味を楽しんだり、と人生が豊かになります。またプライベートが充実すれば、仕事のモチベーションも上がるでしょう。

 

逆に残業ばかりだと、プライベートな時間が減り、ストレスが溜まり続けてしまいます。

健康維持

残業を減らすと心と体の健康維持につながります。

 

長時間労働をしていると、体力が奪われるだけでなく精神的にも疲弊します。

 

政府が進める働き方改革では、「脳・心臓疾患の労災認定の基準は100時間超、2カ月〜6カ月の平均で80時間超」を基準としています。

 

これ以上残業をすると、健康障害のリスクが上がり、健康を害してしまうのです。

 

私も月100時間の残業を経験しましたが、ストレス性腸炎と血尿、軽度のうつ病と診断されました。

 

何のために働いているのか分からなくなり、本当に辛い日々でした。

 

自分の命を守るためにも、残業を減らして健康維持に努める必要があります。

定着率アップ

残業が減ると職場の定着率がアップします。

 

残業を美徳と考えている会社は、離職率が高い傾向にあります。すると人が育たず、さらに残業時間が増えてしまいます。

 

だからこそ自分の残業時間を減らし、職場の環境を良くしていきましょう。

残業を減らす10の方法

それでは残業を減らす具体的な方法を紹介します。

 

明日から実践できるものばかりですので、ぜひ参考にしてみてください。

優先順位をつける

仕事を効率的に進めるには。優先順位をつけることが大切です。

 

優先順位をつければ、無駄な作業に追われず、重要な作業に集中できます。

 

仕事の優先順位を決める時は、以下の4つに分類することをおすすめします。

最も優先的に取り組むべきなのは「重要で緊急性の高い仕事」です。

 

次に取り組むべきなのは「重要度が低く緊急性が高い仕事」で、メールの返信や取引先への電話などが該当します。

 

続いて「重要度が高く緊急ではない仕事」に取り組みましょう。

 

まずは自分が抱えている仕事を4つに分類し、順序立てて業務を行ってみてください。

5Sを徹底する

5Sを徹底すると仕事がスムーズに進みます。

 

5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の5つを指します。

この5つを徹底すると業務改善につながります。

 

例えば、机の上を片付けたり、使った場所を元どおりにしたり、と整理整頓を意識すれば無駄な時間を削減できます。

 

私の会社員時代、毎日深夜0時まで残業している上司がいました。その人の机は、目の前が見えなくなるほど書類が積み上げられていました。

 

書類を探す時間が増え、仕事が終わらない悪循環に入っていたのです。

 

こうならないためにも、5Sを徹底していきましょう。

残業ありきで進めない

いつも残業をしている人は「残業ありき」になっていませんか？

 

残業ありきで仕事をすると、どんなに業務量が少なくても、残業する羽目になってしまいます。

 

私の会社員時代の上司は、とにかく残業ありきで仕事をしていました。昼休憩に2時間以上の昼寝をしたり、会議を深夜23時に入れたりと、やりたい放題。部下も残業に付き合って、部署全体が悪循環に陥っていました。

 

だからこそ残業ありきではなく、業務時間内に終わらせるという気持ちを持つことが大切です。

マルチタスクとシングルタスクを理解する

マルチタスクとシングルタスクを理解すれば、作業効率を上げられます。

 

マルチタスクとは、2つ以上の業務を同時進行することを指します。
（例：電話しながらコピーをとる、メールを打ちながらネット検索する）

 

メリットとしては、複数の作業を効率よく進められる点です。

 

しかしマルチタスクは、頭の切り替えが必要になるため、長時間集中する作業には向いていません。単調で頭を使わない作業に活用するといいでしょう。

一方、シングルタスクとは、ひとつの作業に集中することを指します。

 

人間は集中状態に入るまで時間がかかります。重要な仕事や時間がかかる業務はシングルタスクをおすすめします。

 

ただしシングルタスクは、集中力の維持が難しい部分もあります。作業に飽きないように、休憩を挟むなど、工夫することも大切です。

ノー残業デーを設ける

残業が当たり前になっている人は、ノー残業デーを設けてみてはいかがでしょうか？

 

ノー残業デーとは、定時で退社する取り組みです。まずは自分の所属する部署で週1日から始めてみましょう。

 

そうすると、職場全体で退社しやすい雰囲気になり、生産性の向上や定着率アップにつながります。

他人に任せる

仕事量が多いなら他人に任せるのもひとつの手です。

 

「周りに迷惑かけるから」と思う人もいますが、それでは残業が減らず、解決には向いません。

 

まずは上司に仕事量について相談をしてみましょう。部下がいるなら仕事を任せて、自分にしかできない業務に集中することが大切です。

仕事を他人に任せる時の基準は「70%ルール」を活用しましょう。

 

これは「自分の仕事を70%のクオリティでやってくれる人なら任せよう」というルールです。

 

他人に任せると完璧を求めてしまいがちですが、それではイライラが溜まってしまいます。

 

だからこそ「仕事の大部分を終わらせてくれれば十分」という考えが大切です。

 

もし仕事量が多いなら「70%ルール」を活用し、他人に任せてみてくださいね。

他人に影響されない

他人に影響されると残業は減りません。

 

上司の顔色を伺って残業している人は、自分のルールを設けてみてはいかがでしょうか。

などルール決めると、退社しやすい環境に切り替わります。

 

まずは小さなルールからでもいいので、基準を設けてみてくださいね。

在宅勤務の導入

あなたの部署がデスクワークなら、在宅勤務の導入をおすすめします。

 

まずは上司に相談し、部署内での在宅勤務を提案してみましょう。

 

私の友人はIT企業に勤務しており、コロナの影響で在宅勤務が導入されたそうです。週1日の在宅勤務が認められ、交代で在宅勤務しています。

 

これくらいの頻度なら、業務に支障が出ることもなさそうです。

 

在宅勤務は通勤時間の削減だけでなく、上司の顔色を伺う必要もなくなります。

 

まずは信頼できる上司に、在宅勤務について相談してみてはいかがでしょうか。

 

退社時間の共有

退社時間を共有すると無駄な残業が減ります。

 

退社する時間を伝えているため、周りの顔色を伺う必要もありません。

 

ここで、伊藤忠テクノソリューションズの取り組みをご紹介します。

 

こちらの会社では、退社予定時間を記載したカードを各自の席に設置する取り組みを行っています。

 

すると「〇〇時までに終わらせないと」という意識が生まれ、周りからも「〇〇さんは早めの退社だから仕事を振るのは明日にしよう」という職場の雰囲気になっていったそうです。

 

そのため、上司に退社時間を伝えておくだけでも効果があります。周りの顔色を伺ってしまう人は、ぜひ実践してみてください。

退社後に予定を入れる

退社後に予定を入れると仕事の効率が上がります。

 

なぜなら「終わらなかったら残業しよう」という考えがなくなるからです。

 

あなたも仕事終わりに友達や恋人との予定を入れ、朝から全力で仕事をした経験はありませんか？

 

だからこそ、退社後に予定を入れて朝から集中できる心がけをしてみましょう。

 

金曜日は居酒屋を予約しておく、習い事を始めてみる、などアフターファイブに少しずつ予定を入れてみてください。

 

すると残業が減り、ワークライフバランスが整うきっかけになりますよ。

 

残業削減のためにユニークな取り組みをしている会社

働き方改革やワークライフバランスが推進され、残業削減のための取り組みや工夫をする企業が増えました。

 

そこで残業を減らすためにユニークな取り組みをしている会社をいくつか紹介します。

大和証券グループ：19時退社の「ワークハード・ライフハード」の導入

大和証券では、2006年から「ワークハード・ライフハード」をコンセプトに、19時前退社を導入しています。

 

19時以降の残業は上司に申請する必要があり、残業をしていると人事部から連絡が届くようです。

 

すると社員は考えて仕事をするようになり、定時退社する人が増えたそうです。

日本航空株式会社：時間制限と座席の自由化

日本航空株式会社では、退社時間の制限と座席の自由化をし、残業削減に成功しています。

これらの時間制限を設けることで、残業時間が大幅に減りました。

 

また固定電話を廃止し、スマホやノートパソコンを配布することで座席を自由化。場所にとらわれず働けるようになり、上司の顔を伺う必要もなくなったそうです。

株式会社ピコナ：残業チケットの配布とペナルティ制度

株式会社ピコナでは、残業チケットを活用し社員の意識向上に努めています。

 

残業チケットを月に10枚配布し、6枚以上使うとペナルティが科される仕組みです。

 

残業チケット1枚を使うごとに、ピコナポイントが5ポイント引かれます。このピコナポイントは、娯楽施設への招待や商品に交換できるため、社員はなるべく残業チケットを使わないように努力します。

 

結果的に残業チケットを6枚以上使う社員はいなくなったそうです。

株式会社良品計画：定期的なマニュアル更新で定時退社率93.9％

無印良品の運営元である株式会社良品計画では、定期的なマニュアル更新で定時退社率93.9％を達成しています。

 

一般的な会社は、マニュアルを設定すると、数年〜数十年は同じものを使い続けます。そのため、効率化できる部分があっても認められず、残業が増える原因になってしまうのです。

 

しかし株式会社良品計画では、定期的にマニュアルを更新。社員の小さな意見も採用した結果、残業時間を大幅に減らすことに成功しました。

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残業を減らすには、個人の努力だけでなく、企業側の努力も大切です。

 

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まとめ

今回は残業が減らない理由や、残業をしないメリットや対策を紹介してきました。

 

まずは個人で努力をし、変わらないようであれば転職を検討しましょう。

 

最近は在宅勤務ができる会社も増え、働き方も自由になってきていますからね。

 

それでは本記事を参考に、残業削減に取り組んでみてください。

 

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